Nous sommes ravis de vous annoncer que Ricoh360 Tours est désormais disponible sur la Marketplace de Zapier ! Cette nouvelle intégration offre une multitude de possibilités pour automatiser et optimiser votre flux de travail. Dans cet article, nous allons vous expliquer en détail comment cette connexion avec Zapier peut améliorer votre productivité et vous donner des exemples concrets de cas d'utilisation.

Zapier : Votre outil d'automatisation

Zapier est une plateforme d'automatisation qui permet de connecter deux logiciels ou plus entre eux. Avec un catalogue de plus de 5000 logiciels et plateformes SaaS, vous pouvez faire communiquer ces outils en créant des "Zaps". Selon la complexité des processus automatisés et leur fréquence, vous devrez peut-être souscrire à un abonnement payant sur Zapier. Pour plus d'informations, nous vous invitons à consulter leur site.

Pourquoi Ricoh360 Tours s'intègre à Zapier ?

Notre objectif est de permettre à nos utilisateurs d'intégrer Ricoh360 à leur écosystème de travail. La visite virtuelle est un outil important pour la mise en valeur de votre parc immobilier, mais c'est avant tout un outil qui doit s'intégrer à votre quotidien pour que vous puissiez en tirer le meilleur. En nous connectant à Zapier, nous ouvrons Ricoh360 Tours à toute une série de cas d'usage concrets que vous pouvez mettre en place pour gagner du temps, mieux piloter et analyser votre production de contenu, ou encore vous assurer d'un partage de l'information beaucoup plus efficace au sein de votre équipe.

Exemples d'utilisation de Ricoh360 Tours avec Zapier

CAS 1 : Notification Slack ou Mail

Générer une notification (message Slack ou Email) à chaque fois qu'une nouvelle visite virtuelle est créée sur votre équipe. Faire de la visite virtuelle c'est bien, mais vous assurer qu'elle soit diffusée auprès de tous vos collègues garantit de maximiser son utilisation et donc les gains de productivité au sein de votre organisation.

Voici les étapes pour créer le Zap :

1. Choisissez l'application Ricoh360 Tours :
   • Connectez l'application à votre équipe en utilisant la clé API que vous pouvez récupérer depuis votre espace client.
2. Définissez l'événement de déclenchement :
   • Choisissez "New Tour" comme événement. Cela signifie que chaque fois qu'un nouveau tour est créé dans Ricoh360 Tours, cela déclenchera le Zap.
3. Choisissez l'application Gmail :
   • Vous pouvez choisir une autre application de messagerie si vous le souhaitez, mais dans cet exemple, nous utilisons Gmail.
   • Connectez la boîte mail qui sera utilisée pour envoyer les emails.
4. Définissez l'événement d'action :
   • Choisissez "Send Email" comme événement d'action. Cela signifie que chaque fois que le Zap est déclenché, un email sera envoyé.
5. Configurez le modèle d'email :
   • Vous pouvez personnaliser le sujet et le corps de l'email comme vous le souhaitez. Voici un exemple de modèle que vous pouvez utiliser :
     • Sujet : "Nouveau Tour - Balise Name"
     • Corps : "Un nouveau tour est en ligne sur votre équipe TEAM ID. Voici les URLs : Lien complet : **https://view.ricoh360.com/TOURID** Lien compact : **https://view.ricoh360.com/TOURID?type=compact** Cordialement,"

Et voilà, vous avez créé votre Zap ! Chaque fois qu'un nouveau tour est créé dans Ricoh360 Tours, un email sera automatiquement envoyé à l'adresse que vous avez configurée.

CAS 2 : Suivi et analyse de votre production de visite virtuelle en temps réél

Alimentez automatiquement un Google Sheet à chaque fois qu'une visite virtuelle est créée sur votre équipe. Vous aurez ainsi un fichier retraçant toutes vos créations, qui pourra vous être utile notamment si vous souhaitez faire du reporting. Si vous avez plusieurs équipes activées sur Ricoh360, cela pourra vous permettre de centraliser les données de production sur un seul et même fichier.

Voici les étapes pour créer le Zap :

1. Choisissez l'application Ricoh360 Tours :
   • Connectez l'application à votre équipe en utilisant la clé API que vous pouvez récupérer depuis votre espace client.
2. Définissez l'événement de déclenchement :
   • Choisissez "New Tour" comme événement. Cela signifie qu'à chaque fois qu'un nouveau tour est créé dans Ricoh360 Tours, cela déclenchera le Zap.
3. Choisissez l'application Google Sheets :
   • Vous devrez paramétrer l'application Google Sheets et notamment choisir dans quel Google Sheets vous souhaitez que les données de création des Tours soient enregistrées.
4. Définissez l'événement d'action :
   • Choisissez "Create Spreadsheet Row" comme événement d'action. Cela signifie qu'à chaque création d'un Tour, une nouvelle ligne sera ajoutée à votre Google Sheets.
5. Reliez les balises Ricoh360 Tours à votre Google Sheets :
   • Vous devrez choisir les balises (informations) que vous souhaitez enregistrer sur le Google Sheets et les lier à une colonne sur votre feuille Google Sheets. Pensez donc bien à créer en amont les différentes colonnes sur votre feuille Google Sheets afin qu'elles soient disponibles pour être rattachées aux balises Ricoh360.
   • La liste des balises disponibles à l'export apparaîtra. Vous pouvez notamment exporter le nom du tour, l'adresse, l'email de l'utilisateur, la date de création, etc.

Et voilà, vous avez créé votre Zap ! Chaque fois qu'un nouveau tour est créé dans Ricoh360 Tours, une nouvelle ligne sera automatiquement ajoutée à votre Google Sheets avec les informations que vous avez choisies.

CAS 3 : Création en masse de tours à partir d'un Google Sheets

Si vous avez un grand nombre de tours à réaliser en une journée, vous pouvez optimiser votre temps en utilisant une intégration Zapier avec Google Sheets. Voici comment cela pourrait fonctionner :

1. Préparez votre Google Sheets : Créez un Google Sheets dédié où vous renseignerez toutes les informations nécessaires pour chaque tour. Chaque ligne représentera un tour distinct et chaque colonne représentera une information spécifique du tour (par exemple, le nom du tour, l'adresse, l'email de l'utilisateur, la date de création, etc.).
2. Configurez votre Zap : Dans Zapier, créez un nouveau Zap qui déclenche une action chaque fois qu'une nouvelle ligne est ajoutée à votre Google Sheets.
3. Choisissez l'application Ricoh360 Tours : Connectez l'application à votre équipe en utilisant la clé API que vous pouvez récupérer depuis votre espace client.
4. Définissez l'événement d'action : Choisissez "Create Tour" comme événement d'action. Cela signifie qu'à chaque fois qu'une nouvelle ligne est ajoutée à votre Google Sheets, un nouveau tour sera automatiquement créé dans Ricoh360 Tours.
5. Reliez les colonnes de votre Google Sheets aux balises Ricoh360 Tours : Vous devrez choisir les colonnes de votre Google Sheets qui correspondent à chaque balise Ricoh360 Tours. Par exemple, si vous avez une colonne pour le nom du tour dans votre Google Sheets, vous devrez la relier à la balise "nom du tour" dans Ricoh360 Tours.

Et voilà, vous avez créé votre Zap ! Chaque fois que vous ajoutez une nouvelle ligne à votre Google Sheets, un nouveau tour sera automatiquement créé dans Ricoh360 Tours avec les informations que vous avez fournies. Cela vous permet de créer en masse des tours sans avoir à les saisir manuellement un par un dans Ricoh360 Tours.

Maintenant que vous avez compris la logique de création de Zap simple, vous pouvez laissez libre cour à votre imagination pour concevoir des Zaps qui sauront s’intégrer parfaitement à vos besoins et vos processus métier. Pour vous donner quelques idées, voici quelques autres scénario possibles :

• Cas 4: Diffusion sur Facebook, Twitter, Instagram

Choisissez de diffuser automatiquement un post lorsque vous créez une visite virtuelle. Attention cependant sur ce cas d'usage à bien paramétrer le moment de la publication. N'hésitez pas notamment à mettre un délai entre la création d'un tour et la publication afin d'être sûr d'avoir eu le temps nécessaire pour finaliser votre Tour.

• Cas 5 : Intégration avec Trello : À chaque création d'un nouveau tour, une nouvelle carte pourrait être automatiquement ajoutée à un tableau Trello spécifique. Cela pourrait être utile pour les équipes qui utilisent Trello pour gérer leurs projets et qui souhaitent avoir une trace visuelle de chaque nouveau tour.
• Cas 6 : Intégration avec Mailchimp : À chaque création d'un nouveau tour, un email pourrait être automatiquement envoyé à une liste de diffusion spécifique via Mailchimp. Cela pourrait être utile pour les entreprises qui souhaitent informer leurs clients ou abonnés de chaque nouveau tour.

Conclusion

Les cas d'usage partagés ne sont en aucun cas exhaustifs. Une multitude d'autres cas d'usage sont possibles. À vrai dire, la limitation de ce que vous pouvez faire dépendra globalement de votre expertise sur l'outil Zapier (certains processus engageant de multiples applications peuvent demander une certaine expérience ou un peu de temps à mettre en place)et de la disponibilité de vos applications métiers sur la marketplace Zapier. (Avec plus de 5000 outils connectés, vous ne devriez pas être trop bloqué).